الخميس، 28 مارس 2024
رئيس التحرير
فهد محمد الخزّي

مرزوق العمري يكتب: من أعلام الدعوة الإسلامية.. الشيخ عمر العرباوي

الجزائر – مرزوق العمري: قيض الله عز وجل لخدمة دينه والدعوة إليه رجالا تميزوا بما آتاهم الله ...


 

 

المتواجدون على الموقع

المتواجدون الأن

61 زائر، ولايوجد أعضاء داخل الموقع

 

52254522

ليلى محمد محمد :

يقول المثل الشائع عالميًّا «الوقت من ذهب»، فهل يمكن شراؤه؟! حيث يشير بعض المراقبين إلى أن نحو 43٪ من العاملين في الدول الصناعية يشكون عدم كفاية الوقت المتاح لهم لأداء مهامهم الوظيفية وضخامة الأعمال الموكلة إليهم.

من ناحية أخرى، نجد الأشخاص الناجحين، الذين يعد نجاحهم متمثلاً في قدرتهم على السيطرة على الوقت وعدم ترك الوقت يسيطر عليهم، يقومون بأداء أعمالهم على الوجه الأكمل.. ليس هذا فقط ولكنهم يجدون الوقت الكافي لممارسة أنشطتهم الرياضية أو السفر لقضاء العطلات.

وانطلاقًا مما تقدم فثمة حقائق لابد أن تؤخذ في الاعتبار:

أولاً: أن الوقت لا يشترى فلا أحد يستطيع شراءه، لأنه موزع على الجميع ولكلٍّ نصيب منه. ولا تأتي ظواهر عدم المساواة إلا لفشل البعض في اتباع الأسس السليمة لإدارة الوقت، بل إن البعض منا قد يتفنن في كيفية إضاعة الوقت وإهداره.

ثانيًا: إن الوقت لا يدخر، وذلك لأن الزمن يجري دون توقف وليس هناك من يستطيع إيقافه أو إيداعه في أحد المصارف.

ثالثًا: إن الزمن لا يمكن إيقافه والوقت المهدر غير قابل للاستعادة وذلك- مع الأسف- قانون الحياة الذي يحكم الجميع.

هناك خمس بدهيات ضرورية لابد من الالتزام بها لكل من يحاول إدارة وقته، وهي:

الأولى: «عادة استخدام الوقت»، إذ ان استخدامنا للوقت هو عادة طبيعية وممارسة يومية.

الثانية: «تحديد الأهداف المطلوبة»: فالوقت المتاح لنا موزع على اهتمامات شتى متعلقة بكل واحد منا وبالجو المحيط به وظيفيًّا واجتماعيًّا وروحيًّا، ولكل منها مساحتها الخاصة بها ويجب ألا يطغى زمن إحداهما على غيرها.

الثالثة: «تصنيف الأولويات»: إذ لا يمكنك الاستمرار في تأجيل التعامل مع قضاياك، وإلا ستجد نفسك غارقًا في هموم صنعتها بنفسك، ومثال ذلك: تأجيل البت في الأوراق والمراسلات داخل محيط عملك، مما يؤدي إلى ظهور جبل من الأوراق فوق طاولتك، فتحاول الاقلال منها، إلا أنك ستصادف صعوبات شديدة، وستجد نفسك غارقًا في ورطة كبيرة، إذ كلما طلبت منك ورقة ستبدأ في رحلة مضنية للبحث عنها بين جبل الأوراق هذا، ثم ستحاول أن تفعل ما وسعك تجاهها وستصادفك بخصوصها صعوبات ولوم من محيطك الوظيفي.

إن وقوعك في هذه الورطة ما كان ليتم لو أنك عالجت أوراقك بسرعة وذكاء، فكان باستطاعتك تنظيم أوراقك وتقسيمها إلى نوعين: يحوي الأول تلك الأوراق التي تحتاج إلى اتخاذ قرار فوري بخصوصها، وهذه عليك التصرف نحوها بسرعة أكبر، والثاني: تلك الأوراق التي تتطلب منك قراءة أو إجابة أو حفظًا في الملفات، وهذه لابد من توزيعها سريعًا إلى أوراق من أجل الحفظ، وأخرى يجب أن يطلع عليها زملاؤك ومرؤوسوك، حذار من تركها هكذا، إذ إنها ستؤدي إلى إضعاف تركيزك في الوصول إلى الهدف الذي تسعى إليه، ثم إنك كلما حاولت إنجاز مهمة ما، ستغوص في رحلة مضنية بين تلك الأوراق، وستجد نفسك مضطرًا شيئًا فشيئًا للقبول بهذا الضغط، وسيصبح التأجيل عنوانًا واضحًا لعملك، مقابل ذلك، وكي تكون ناجحًا في محيطك العلمي، حاول- ما استطعت- التخلص من كل الأوراق- الصادرة والواردة- الموجودة فوق سطح طاولتك بأسرع وقت ممكن، لكن لا تضعها في درج واحد بل وزعها ورتبها وفق أهميتها ونوعها على أدراج طاولتك واتجه نحو الإجابة عليها والتصرف سريعًا معها. 

الرابعة: «عنصر الاتصالات»: إذ كثيرًا ما تتجه أصابع الاتهام نحو عنصر الاتصالات كمثبط ضد نجاح المؤسسة، فيما يشير الآخرون إلى بطء الاتصالات وعجزها تحت عنوان «إنه الروتين»، إن اعتماد نظام اتصالات مرن وفاعل هو السبب الأول في نجاح المؤسسة، وهو أمر لابد من تطبيقه بذكاء في المستويات الادارية شتى كي يستطيع الجميع إنجاز المهام المطلوبة منهم.

الخامسة: «التأجيل»: وهو عقبة كأداء جاهزة في أي لحظة لبعثرة ما خططت للقيام به، إذ غالبًا ما نضع جدولًا للأعمال وأهدافًا مطلوبة وبرامج طموحة، لكن كل هذا لا جدوى منه إذا لم ينفذ فعلًا.. وللتأجيل أسباب ثلاثة هي:

1- عدم الرضى والتعامل مع المهام غير السارة.

2- وجود صعوبة في العمل.

3- التردد وعدم القدرة على اتخاذ القرار خوفًا من النتائج غير المرضية.

إن التأجيل سبب حاسم في إضاعة الوقت، أضف إلى ذلك أن العديد منا ينظر كل حين إلى عقارب ساعته على أمل أن تصل إلى تلك الوضعية المفرحة التي تشعره بوصول لحظة مغادرة موقع العمل، فينطلق مسرعًا خارج المكتب، ويبدأ بتسويغ تأجيل تنفيذ بعض مهامه تحت شكوى ضغط العمل وتذمره من مديره وزملائه ومرؤوسية، إضافة إلىضيق الوقت المتاح له!

إن أفضل سبيل لتجنب التأجيل هو توضيح أهداف العمل واعتماد مبدأ التخطيط اليومي وكتابة تفاصيل الأعمال اليومية، وإنجاز المهام المطلوبة أولاً بأول.

ضياع الوقت

يوجد عدد من الأسباب لقلة ونقصان الوقت وأسباب ضياع الوقت منها: الاضطرابات وهي إما خارجية أو ذاتية، وبتحليل الحالة الذاتية أولًا يمكن عندها تحديد الأوقات الضائعة والمفقودة.

عوامل الاضطرابات الخارجية لضياع الوقت

-التوقف والانقطاع بسبب الرؤساء أو الزملاء.

-التنسيق غير الكامل أو المعلومات غير الوافية.

-الإكثار من المحادثات والمؤتمرات غير الضرورية أو سيئة التحضير.

- معوقات غير مرئية.

- ضجيج أو جو بيئي غير مريح في مكان العمل.

- عوامل الاضطرابات الداخلية لضياع الوقت:

عدم وجود هدف.

تنظيم ذاتي غير كاف.

نقص في الدوافع الذاتية.

عدم القدرة على قول لا.

البدء بمهام وعدم إكمالها.

تأجيل الأعمال غير السارة.

المغالاة ضد التناغم الذاتي.

كيفية الاستفادة من الوقت وإدارته

إن فن إدارة الوقت لا يمكن اكتسابه عبر الدراسة في الأكاديميات، ولكنه حصيلة لتجارب عديدة قام بها أفراد على نماذج مختلفة من البشر والمؤسسات، ونعرض هنا لبعض مظاهر الإدارة السيئة للوقت:

-الشعور الدائم بضخامة وجسامة أعباء العمل الذي يأخذ شكل عمل إضافي في العضلات.

-امتداد فترة الدوام العادي إلى أكثر من 55 ساعة أسبوعيًا.

-العجز عن الالتزام بالمواعيد الضرورية.

- معالجة الموضوعات بشكل سطحي دون النفاذ إلى أعماقها وأسرارها.

- اتخاذ قرارات مستعجلَة على الرغم من المخاطر التي قد تترتب عليها.

- عدم إعطاء العاملين بعض الصلاحيات وذلك لضعف الإدراك والإحساس بأهمية تشجيع المبادرة الحرة والخلاقة.

- المراهنة على المكاسب القريبة عوضًا عن المكاسب طويلة الأجل، فيما يسمى بسياسة إطفاء الحرائق، أي إدارة الأزمة بدلاًً من وضع خطط طويلة الأجل تمنع حدوثها.

- فقدان السيطرة على مجمل المهام والواجبات الفرعية التابعة لها.

- تزايد الضغوط النفسية والعصبية.

- إهمال الحياة العائلية والعلاقات مع الأصدقاء.

ولكي تتضح الصورة أكثر فقد قام الباحثون في مجال العلوم الإدارية وعلم النفس الاجتماعي والطب المهني بعمل استطلاع للرأي روعي فيه الاستجابة لاحتياجات جميع الوظائف والمهن والتخصصات، وهو عبارة عن مجموعة من الأسئلة يمكن من خلالها لكل شخص القيام بإجراء تقويم ذاتي لأدائه الوظيفي، وإليكم جانبًا من تلك الأسئلة:

- هل حددت بشكل واضح الأهداف التي تنوي تحقيقها أثناء حياتك؟

- هل لديك أهداف قصيرة الأجل أي خلال الأشهر الستة المقبلة؟

- ما الأشياء الملموسة التي أنجزتها توًا؟ وما تأثيرها المباشر أو غير المباشر على مجمل خططك؟

- هل لديك برنامج واضح لما تنوي إنجازه في الأسبوع المقبل؟

- هل تعرف بدقة ذلك الجزء من اليوم الذي يكون فيه معدل إنتاجك أعلى من بقية أجزاء اليوم؟

- خلال أي ساعة من ساعات النهار تنجز المهام الأكثر إلحاحًا وأولوية؟

-هل تقيم أداءك حسب الأهداف المحققة؟ أم حسب حجم الواجبات الوظيفية؟

- هل تحدد الأولويات على أساس الأهمية أم كيفما اتفق؟

- هل تمنع مرؤوسيك من الاتصال بمن هم أرفع منهم وظيفة؟

- هل تكلفهم بالأعمال الروتينية أم ببعض الأمور المهمة؟

- هل تعرف جيدًا حدود الصلاحيات والمسؤوليات التي تنطوي عليها عملية التكليف؟

- هل اتخذت أي إجراء تجاه المطبوعات والتقارير غير المفيدة المتراكمة على مكتبك؟

- هل تراجع الملفات لإزالة كل المستندات والمعلومات غير المجدية؟

- هل تستطيع إدارة الاجتماعات بشكل ناجح؟

- هل تستخدم الهاتف بشكل فعال لإنجاز المهام دون الرجوع للوثائق إلا نادرًا؟

- هل تستغل وقت الانتقال من البيت إلى المكتب وبالعكس بصورة فعالة؟

وبعد إجابتك عن هذه الأسئلة تستطيع أن تعرف، هل أنت سيد وقتك؟ وهل تستفيد منه إلى أقصى درجة ممكنة؟ أم إن إدارتك لوقتك تحتاج إلى تغيير وإعادة نظر؟

ومع ذلك إليك بعض الملاحظات المفيدة في إدارة الوقت:

- تحكم في استثمار الوقت المتاح لك.

- حاول أن تكون صبورًا، كلما كان مطلوبًا منك اتخاذ قرار ما، لأن من أحد أهم أسباب نجاح الإدارة اليابانية هو «التفكير بصبر أكثر والتنفيذ بسرعة أكبر».

- تعلم أداء مهامك بنجاح.

- اعتمد على تفويض المهام، وحاول إيجاد نظام اتصالات فعال، وحاول أيضًا

اختيار نوع الاجتماعات حيث إن هناك الكثير من أنواع الاجتماعات التي تكون سببًا في ضياع الوقت، وخاصة أن الاجتماعات الروتينية لا فائدة ترجى منها.

- حاول فرز البريد وفق أهميته، وركز انتباهك على التعامل مع البريد الأكثر أهمية، وفوض أحد مساعديك أو مرؤوسيك في الرد على البريد الآخر.

- لا تستقبل جميع الزوار، حاول أن تتقيد بجدول خاص بالمواعيد وفي حال الضرورة، أن تستقبله داخل المكتب، أن تقول له: لدي اجتماع ومرتبط بأعمال ولكن لا مانع لبضع دقائق، ومحاولة وضع كتب وأوراق على أماكن الجلوس في مكتبك، لكي لاتشجع الآخرين على الجلوس.

-استخدام الاستراحة لفترة محددة، ومحاولة اختصار المكالمات الهاتفية لأن استخدام الهاتف سيدفعك فيمابعد إلى بعثرة ساعات من الوقت الضائع، بهدف محو سوء الفهم الذي حدث أثناء المكالمة الهاتفية.

عشر قواعد لإدارة الوقت الناجح

- تحليل ذاتي للوقت وتحديد الأوقات الضائعة.

- صياغة الرغبات، وتحديد وتثبيت الأهداف الخاصة والمهنية بشكل واضح وتوزيع الخطة، البرنامج الزمني، على أهداف طويلة- متوسطة وقصيرة الأجل.

- ضع أولوياتك ونظم قائمة بترتيب نشاطاتك.

- خطط كل شيء خطيًّا، ونظم برنامجًا منطقيًّا محددًا لكافة نشاطاتك، واستخدم لذلك مذكرة خاصة لتخطيط الوقت.

- نسق خططك اليومية مع ذروة إنجازك، منحنى إنجازك، وتناغمك وتواترك اليومي.

- خطط يوميًّا بحيث يتضمن برنامجك اليومي وقتًا احتياطيًا للطوارئ وللأشياء والأحداث غير المتوقعة، أو للنشاطات التي تحتاج لوقت أطول مما هو مخطط.

- أنجز المهام الصعبة أو غير المحببة والسارة أولاً ويستحسن في أثناء قمة إنجازك.

- أكمل المهمة التي بدأتها قبل الشروع للبدء في مهمة جديدة.

- اختر الأوقات الخالية من الاضطرابات بحيث تتمكن من التركيز على المهام الهامة.

- حيثما أمكن، جرب أن تبسط روتين العمل، ووزع العمل كرئيس على مرؤوسيك قدر الإمكان.

خاتمة

إن الاهتمام بالوقت يعني الاهتمام بالأساسيات والأولويات في العمل، وتستطيع أن تقيّم أي فرد أو مجموعة أو جهة من خلال العناية الفائقة بالوقت، لأن تلك العناية إنما تعني الإخلاص ومثالية الأداء وحسن التخطيط المالي والبشري والإدارة، فلماذا لا تحاول أن تبحث عن أنسب طريقة ممكنة لتمضية ساعاتك، واستثمار وقتك بنجاح، والله من وراء القصد.

المراجع

1-محمد المدني البخاري: أفكار رئيسية في إدارة الوقت (طرابلس) الدار الجماهيرية للنشر، الطبعة الأولى 1987م.

2- الدكتور نادر أحمد أبو شيخة: إدارة الوقت- دار مجد لاوي عام1991م.

3- سهيل فهد سلامة: إدارة الوقت (عمان) المنظمة العربية للعلوم الإدارية 1988م.

4- تيمب دايل: إدارة الوقت، ترجمة: د.وليد عبداللطيف هوانة، معهد الإدارة العامة، 1991م - الرياض- المملكة العربية السعودية.

5- بيترز، دوم، ثورة في عالم الإدارة: كيف نتغلب إداريًّا على الفوضى؟ ترجمة: محمد الحديدي، الدار الدولية للنشر والتوزيع، الطبعة الأولى، 1995، القاهرة- مصر.

6- ويهلين، توماس، الإدارة الاستراتيجية، ترجمة: محمود عبدالحميد مرسي وآخرين، معهد الإدارة العامة، 1990، الرياض- المملكة العربية السعودية.

7- مجلة:الشبكات، العددان 28-29- دمشق 1999، إدارة الوقت، إعداد: المهندس معن عقل.

أضف تعليق


كود امني
تحديث

جامعة ولاية سونورا بالمكسيك تمنح عبد الوهاب زايد الدكتوراه الفخرية

سونورا – الوعي الشبابي: منحت جامعة ولاية سونورا بالولايات المتحدة المكسيكية شهادة الدكتوراه ...

محمد حسني عمران يكتب: الحنان وأثره في تربية الطفل

القاهرة – محمد حسني عمران: الأطفال هم مستقبل الأمة الواعد، وهم العناصر الفاعلة في المجتمع، ...

مواجهة الإلحاد بالعلم والعقل والدين.. كتاب جديد للدكتور خالد راتب

القاهرة – الوعي الشبابي: أصدر الدكتور خالد محمد راتب، مجمع البحوث الإسلامية بالأزهر ...

اتصل بنا

  • صندوق البريد: 23667 الصفاة 13097 - الكويت
  • عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.
  • 22467132 - 22470156

عندك سؤال